Årsmøtet i hyttevellet, fra innkalling til signert protokoll.
Legg inn møtedatoen, så regner VelHytta ut fristene. Sakslisten blir til en ferdig innkalling, møtet føres sak for sak, og protokollen er klar til signering når møtet er over. Naboene trenger verken app eller passord.
Fristene regnes ut fra møtedatoen: forhåndsvarsel, saksfrist (fristen for forslag) og vinduet innkallingen kan sendes i.
Sakslisten deles i faste saker, anbefalte saker og innkomne forslag – forslag fra medlemmene føres med datoen de kom inn.
Saker som krever 2/3 flertall merkes, og VelHytta sier fra hvis saksframstillingen mangler.
Innkallingen går på e-post til alle i registeret som har e-postadresse, med PDF og kalenderfil – og lenke for digitalt oppmøte hvis dere vil.
2 · Møtedag
Én sak om gangen: behandlingsform, stemmer for, mot og blanke, og utfallet.
VelHytta regner ut om forslaget fikk flertall av stemmene for og mot – også når saken krever 2/3.
Møteleder, referent og fremmøtte føres i «Om møtet».
Protokollen fylles ut mens dere fører, og lagres underveis.
3 · Protokoll og signering
Be om signering, så får hver signatar sin egen lenke på e-post.
Protokollen låses mens den signeres. Hver signatur lagres med tidspunkt og et fingeravtrykk (SHA-256) av protokollen.
PDF-en får en signaturblokk som viser hvem som har signert, og når. Når alle har signert, står protokollen som «Signert digitalt» i Dokumenter.
Signerer dere heller på papir, kan protokollen markeres som signert på papir.
Tilpass fristene til vedtektene
Når vedtektene ikke sier noe, foreslår VelHytta at innkallingen sendes 8–20 dager før møtet. Står det noe annet i vedtektene, endrer dere innkallingsvinduet og datoen årsmøtet må holdes innen, under Innstillinger. Da regner VelHytta med deres tall.
Forhåndsvarsel og saksfrist følger foreløpig standarden i VelHytta: 35 og 21 dager før møtet. Står det andre tall i vedtektene, er det vedtektene som gjelder.
Vil dere regne på det først? Prøv fristkalkulatoren – den er gratis og krever ingen innlogging.
Naboene slipper konto
Styreleder logger inn. Medlemmene får innkallingen på e-post, med PDF og kalenderfil, og de som skal signere protokollen, gjør det via sin egen lenke. Ingen app, ingen passord. Har noen ikke e-postadresse, kan innkallingen lastes ned som PDF og skrives ut.
Vil styret høre hva feltet mener før årsmøtet, kan dere sende en avstemning i Diskusjoner. En avstemning viser hva feltet mener – formelle vedtak fattes på årsmøtet.
VelHytta er et verktøy, ikke juridisk rådgivning. Styret tar beslutningene, og vedtektene gjelder.
Nei. Styreleder logger inn på vegne av foreningen. Alle andre deltar via lenkene de får på e-post – også de som skal signere protokollen.
Kan vi holde årsmøtet digitalt?
Dere kan legge en lenke for digitalt oppmøte i innkallingen, for eksempel til Teams eller Google Meet. Om årsmøtet kan holdes digitalt, avgjør vedtektene deres.
Hva om vedtektene har andre frister?
Innkallingsvinduet og datoen årsmøtet må holdes innen, endrer dere under Innstillinger. Da regner VelHytta med deres tall i stedet for standarden. Forhåndsvarsel og saksfrist følger foreløpig standarden: 35 og 21 dager før møtet.
Hvordan regner VelHytta ut om et forslag er vedtatt?
VelHytta teller stemmene for og mot. Flere stemmer for enn mot gir alminnelig flertall, og en sak som krever 2/3, må ha minst to tredjedeler av stemmene. Blanke stemmer telles ikke med, og stemmelikhet gir ikke flertall. Sier vedtektene noe annet, for eksempel at møteleders stemme avgjør ved stemmelikhet, er det vedtektene som gjelder. Protokollen følger stemmetallene, så et slikt utfall skriver dere i notatet til saken.
Er en avstemning i VelHytta det samme som et vedtak?
Nei. En avstemning i Diskusjoner viser hva feltet mener. Formelle vedtak fattes på årsmøtet etter vedtektene.
Hva koster VelHytta?
Fra 1 000 kr i året eks. mva., etter hvor mange hytter foreningen har. Alt er med, og det er ingen bindingstid.