Protokoll fra årsmøtet: mal, innhold og signering

Protokollen er det som står igjen etter årsmøtet. Den viser hva som ble vedtatt, hvem som ble valgt og hvor mange som stemte for. Det er den neste styre leser når det tar over, og den dere finner fram når noen lurer på hva som egentlig ble bestemt.

Her er hva protokollen bør inneholde, hvem som signerer, og en mal dere kan kopiere.

Vedtak, ikke referat

En god protokoll er kort. Den gjengir ikke diskusjonen, men skriver ned hva årsmøtet vedtok – med ordlyden i vedtaket og stemmetallene når det ble stemt. Det gjør den lett å lese og vanskelig å misforstå.

Hva protokollen bør inneholde

• Hvilket møte: vellets navn, om det er ordinært eller ekstraordinært årsmøte, dato, tid og sted – eller at møtet var digitalt.
• Hvem som var med: hvor mange medlemmer som var representert, og hvor mange av dem ved fullmakt. Da kan alle se at flertallet var riktig regnet ut.
• Møteleder, referent og protokollunderskrivere: hvem som ble valgt.
• Hver sak: hva saken gjaldt, forslaget og vedtaket med ordlyd. Ble det stemt, skriv antall for, mot og blanke. Krevde saken 2/3 flertall, skriv det.
• Valgene: hvem som ble valgt til hva, og for hvor lang tid.
• Når møtet ble hevet.
• Signaturene.

Hvem signerer

Se først i vedtektene. Norges Hytteforbunds vedtektsforslag lar møtelederen og to medlemmer valgt på årsmøtet signere protokollen, og sier at den skal sendes til alle medlemmene.

Sier vedtektene ingenting, er det lurt å velge to protokollunderskrivere på møtet. Da står flere enn møtelederen bak at protokollen er riktig. Valget hører hjemme tidlig på sakslisten, sammen med møteleder og referent.

Signering på papir eller digitalt

På papir: Skriv ut protokollen, la møtelederen og de to valgte signere, skann den og send den til medlemmene. Det fungerer, men det tar tid når de som skal signere, bor i hver sin by.

Digitalt: Hver signerer på sin egen skjerm, og ingen trenger å møtes eller skrive ut noe. Sjekk at vedtektene ikke krever håndskrevet signatur – og skriv gjerne inn i vedtektene at protokollen kan signeres elektronisk, så det ikke blir tvil. Skal protokollen sendes til Brønnøysundregistrene, sjekk på brreg.no hvilke krav de stiller til signaturen.

Mal for protokollen

Kopier teksten og fyll inn klammene. Sakene følger samme rekkefølge som sakslisten i innkallingen.

Etter møtet

1. Skriv protokollen mens dere har møtet friskt i minne – helst samme dag.
2. La de som skal signere, lese den først. Det er lettere å rette en feil før signering enn etter.
3. Send den til alle medlemmene når den er signert, så alle vet hva som ble bestemt.
4. Meld nytt styre til Enhetsregisteret hvis vellet er registrert der. Se brreg.no for hvordan.
5. Arkiver protokollen sammen med de andre. Protokollene er vellets hukommelse, og de er det neste styre trenger for å se hva som gjelder.

Slik gjør dere det i VelHytta

I VelHytta føres møtet sak for sak på møtedagen: behandlingsform, stemmer for, mot og blanke, og utfallet. VelHytta regner ut om forslaget fikk flertall av stemmene for og mot, også når saken krever 2/3. Blanke stemmer telles ikke med, og stemmelikhet gir ikke flertall. Protokollen fylles ut mens dere fører.

Når protokollen er klar, ber dere om signering. Hver signatar får sin egen lenke på e-post og signerer uten konto. Protokollen er låst mens den signeres, og hver signatur lagres med tidspunkt og et fingeravtrykk (SHA-256) av protokollen. PDF-en får en signaturblokk som viser hvem som har signert, og når. Når alle har signert, står protokollen som «Signert digitalt» i Dokumenter. Signerer dere heller på papir, kan protokollen markeres som signert på papir. Se hvordan årsmøtet fungerer i VelHytta.

Vanlige spørsmål

Må protokollen signeres? Det avgjør vedtektene. Står det at den skal signeres, må det gjøres. Står det ingenting, gir signaturer fra møtelederen og to valgte et godt vern mot uenighet om hva som ble vedtatt.

Hva gjør vi hvis noen mener protokollen er feil? Rett den før den signeres. Oppdager dere en feil etterpå, kan dere skrive en rettelse som de samme personene signerer, og legge den ved protokollen.

Kan referenten sitte i styret? Ja. Det viktigste er at referenten skriver ned vedtakene nøyaktig, og at protokollen leses av dem som skal signere.

Hvor lenge skal vi ta vare på protokollene? Så lenge vellet finnes. Det er protokollene som viser hva som er vedtatt om kontingent, vei, vann og vedtekter gjennom årene.

Les også

• Innkalling til årsmøte i hyttevel: frister, saksliste og mal
• Vedtekter for hyttevel og hytteforening – mal med forklaring
• Fristkalkulator for årsmøtet

VelHytta er et verktøy, ikke juridisk rådgivning – styret tar beslutningene, og vedtektene gjelder.