Veikartet for VelHytta: dette kan du gjøre i dag, og dette kommer

VelHytta starter med det styret bruker mest tid på: kommunikasjon og møter. Her er det som er på plass i dag, det vi jobber med nå, og veien videre.

Mange hytteforeninger drives fortsatt med en perm, et regneark og en e-posttråd som har vokst seg altfor lang. VelHytta er laget for å samle alt dette på ett sted, og vi har valgt å bygge i en bestemt rekkefølge: først kommunikasjonen og møtene, deretter økonomi og drift.

Dette er et åpent veikart. Det som står i nåtid, finnes i VelHytta i dag. Det som står i fremtid, er planer, og planene kan endre seg etter hvert som vi lærer av styrene som bruker verktøyet.

Hvorfor starter vi med kommunikasjon?

Når vi snakker med styreledere i hytteforeninger og hyttevel, går det samme mønsteret igjen. Det tyngste er ikke regnskapet i seg selv. Det tyngste er å nå alle medlemmene, å vite hvem som eier hvilken hytte, og å få gjennomført møtene ordentlig, med innkalling i tide og en protokoll som faktisk blir signert.

Derfor er VelHytta først og fremst et verktøy for kommunikasjon og møter. Det er det styret gjør hver uke, og det er der en god løsning sparer mest tid.

Dette kan du gjøre i VelHytta i dag

Oversikt over det som haster

Startsiden viser det styret må forholde seg til akkurat nå: kommende frister, møter som skal forberedes og oppgaver som venter. Du slipper å lete gjennom e-posten for å finne ut hva som er neste steg.

Et register bygget rundt hyttene

Registeret er bygget rundt eiendommen, ikke personen. Når en hytte skifter eier, oppdaterer du eieren på eiendommen, og alt annet henger igjen på riktig sted. Dermed slipper dere den årlige ryddejobben i medlemslisten.

Utsendinger til medlemmene

Send e-post til alle medlemmene eller til et utvalg, rett fra VelHytta. Høstpåminnelser, dugnadsinnkallinger og beskjeder om veien når fram til riktige mottakere, og dere har oversikt over hva som er sendt.

Oppgaver

Fordel oppgaver i styret og blant medlemmene, med frist og ansvarlig. Medlemmer kan svare på oppgaver via en lenke, uten å logge inn.

Møter fra innkalling til arkiv

Planlegg møtet, lag innkallingen og skriv protokollen direkte i VelHytta. Ferdige møter havner i arkivet, og protokollen kan lastes ned som PDF.

Digital signering av protokollen

Når protokollen er ferdig, sender du den til signering. Hver signatar får sin egen lenke, protokollen låses mens den signeres, og hver signatur lagres med tidspunkt. Ingen utskrift, ingen skanning og ingen jakt på underskrifter.

Dokumenter samlet på ett sted

Protokoller og andre dokumenter fra VelHytta ligger samlet, slik at neste styre finner dem når de overtar.

Medlemmene trenger verken app eller passord

Medlemmene får tilgang gjennom personlige lenker. De trenger ingen app og ingen innlogging. Det er styret som bruker verktøyet aktivt; medlemmene får det de trenger, når de trenger det.

Dette jobber vi med nå

• Økonomi: fordeling av felleskostnader etter foreningens egne fordelingsnøkler, krav til medlemmene, oversikt over innbetalinger og purring på det som står utestående. Mye er allerede bygget, og vi finpusser det før vi åpner det for alle.
• Frister som følger deres vedtekter: årsmøtefrist og innkallingsfrist skal tilpasses foreningens egne vedtekter, i stedet for å bygge på generelle standardverdier.
• Møtelenke i innkallingen: legg til en lenke til videomøtet, slik at den kommer med både i innkallingen og i e-posten.
• Opplasting av filer i dokumentarkivet: vedtekter, kart, avtaler og andre dokumenter dere allerede har.

Dette kommer senere

• Brøyting: styret setter opp brøytesoner én gang, medlemmene melder fra om når de kommer via en lenke, og brøytemannskapet får en arbeidsliste på mobilen, sortert etter hvor det trengs mest. På sikt ønsker vi også å tilby live sporing av brøytingen.
• En egen seksjon for styret: roller, verv og overlevering mellom styreperioder.
• Forbundsmodus: for paraplyorganisasjoner med flere lag eller foreninger under seg, med ett felles sted for møter og kontakt med styrene under.
• Ønskeliste: styrer skal kunne foreslå nye funksjoner og stemme på forslagene fra andre.
• Mørk modus.

Hvordan vi prioriterer

Rekkefølgen i veikartet bestemmes av det styrene som bruker VelHytta, faktisk trenger. Derfor følger vi med på hvordan verktøyet brukes, og vi snakker jevnlig med styrelederne. Når flere forteller om det samme problemet, flytter det seg opp på listen.

Vi åpner heller en funksjon litt senere enn tidlig. En halvferdig økonomimodul eller en brøyteliste som ikke stemmer, skaper mer arbeid for styret, ikke mindre.

Vanlige spørsmål

Når kommer brøyting? Brøytefunksjonen er langt på vei bygget, men vi åpner den først når den fungerer godt nok til å stole på midt i vintersesongen. Vi setter ikke dato før vi er sikre.

Må medlemmene laste ned en app? Nei. Medlemmene får tilgang gjennom personlige lenker på e-post og trenger verken app eller passord.

Kan vi påvirke hva som kommer? Ja. Veikartet styres av det styrene faktisk trenger. Ta kontakt og fortell hva som tar mest tid i deres forening.

Er VelHytta laget for både hytteforeninger og hyttevel? Ja. VelHytta er laget for foreninger der styret gjør jobben selv, enten det heter hytteforening, hyttevel eller velforening.